مدیریت ساختمان آپارتمانا؛ ۵ قانون طلایی در مورد مدیریت مجتمع

موضوع مدیریت ساختمان از نقطه نحوه انتخاب مدیر ساختمان تا موضوع وظایف مدیر ساختمان، اختیارات و مسئولیت های مدیر ساختمان دارای نکات و قوانینی است که بسیار مهم و حساس هستند. قوانینی که عدم اطلاع و آگاهی کافی در مورد هر کدام میتواند برای مدیر ساختمان، هیئت مدیره و اهالی ساختمان دردسرساز شود. ما در این مقاله به ۵ قانون طلایی برای موضوع مدیریت ساختمان می پردازیم. در بخش دوم مقاله نیز نرم افزار مدیریت ساختمان آپارتمانا را معرفی میکنیم که می تواند ابزاری مفید برای بهبود و مکانیزه شدن فرآیند مدیریت ساختمان باشد.

چه مدیر مجتمع  باشید و چه از ساکنین مجتمع، پیشنهاد میشود که این مقاله را تا انتها مطالعه بفرمایید.

قانون اول: پرداخت خسارت آتش سوزی ساختمان توسط مدیر ساختمان

بر اساس قانون مدیر مجتمع موظف است تمام ساختمان را در مقابل آتش سوزی بیمه نماید. در صورت عدم اقدام به تهیه نمودن بیمه آتش سوزی ساختمان، در صورت بروز آتش سوزی، مدیر مجتمع مسئول خسارت وارده خواهد بود.

یعنی اگر مدیر مجتمع بیمه آتش سوزی را برای ساختمان تحت مدیریت خود تهیه نکند و آتش سوزی یا انفجاری در ساختمان اتفاق بیفتد، مسئولیت آن به عهده مدیر ساختمان است. حتی مالکان ساختمان در صورت تمایل می توانند از وی شکایت کنند و خسارت بگیرند.

سهم بیمه به نسبت متراژ هر واحد از مجموع متراژ کل واحدها محاسبه شده و پرداخت آن بر عهده ی مالک واحد است و اگر مالک واحد از پرداخت سهم بیمه خود امتناع ورزد، مدیر ساختمان می‌تواند از نظر قانونی این موضوع را پیگیری کند.

همچنین بیمه مسئولیت نیز از بیمه هایی که مدیر مجتمع می باید حتما نسبت به تهیه آن اقدام نماید. مانند حوادثی که ممکن است برای برای نظافت چی یا سرایدار رخ دهد ویا  اگر سنگ یا آجری از نمای ساختمان رها شود و بر سر یک عابر بیفتد .این قبیل حوادثی می باشند که توسط بیمه های مسئولیت پوشش داده می شوند

قانون دوم: ارسال اظهار نامه به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار

در صورت امتناع مالک یا ساکن یکی از واحدهای ساختمان از پرداخت سهم شارژ خود، مدیر میتواند به وسیله اظهار نامه و با ذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن، مبلغ بدهکاری را مطالبه کند. اظهارنامه وسیله ای است رسمی برای مطالبه حقوق اهالی ساختمان. مدیر ساختمان نمی تواند برای مطالبه سهم هزینه های مشترک شفاهاً یا به وسیله یک نامه معمولی و یا نصب آگهی روی تابلو اعلانات، اقدام نماید زیرا چنین روشی برای اثبات مطالبه بدهی مالک در مراجع قضائی و ثبتی عملاٌ ممکن نیست. مدیر یا مدیران مکلف هستند بدهی مالک یا ساکن را به وسیله اظهار نامه رسماً مطالبه نماید. اظهار نامه بر روی فرمهای مخصوصی که از دادگاه تهیه می شود و بوسیله مدیر ساختمان در سه نسخه تنظیم و ذیل آن امضاء می شود .سپس در دفتر دادگاه به ثبت رسیده و توسط مامور ابلاغ به بدهکار ابلاغ می شود.

قانون سوم: طرح دعوی در مراجع قضائی جهت وصول مطالبات ساختمان

مدیر یا هیأت مدیره می تواند برای دریافت مطالبات ساختمان علاوه بر ابلاغ اظهار نامه و صدور اجرائیه از طرف اداره ثبت محل  خود می توانند از طریق طرح و اقامه دعوی در دادگاه نسبت به وصول مطالبات ساختمان از واحد یا واحدهای بدهکار اقدام نماید.

در صورتی که عدم ارایه خدمات مشترک، ممکن یا موثر نباشد، مدیر مجتمع می‌تواند به مراجع قضایی شکایت کند؛ در این صورت دادگاه خارج از نوبت به موضوع رسیدگی و ضمن صدور حکم به محرومیت واحد بدهکار از دریافت خدمات دولتی،می تواند وی را به پرداخت دو برابر مبلغ بدهی به نفع مجموعه (آپارتمان) محکوم می‌کند..

قانون چهارم: تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات

اگر مدیر اظهار نامه را به مالک بدهکار ارسال کند اما او همچنان از پرداخت بدهی‌اش سر باز بزند، این حق برای مدیر وجود دارد که تقاضای صدور اجرائیه کند.

بدین ترتیب دفتر اسناد رسمی اجرائیه را صادر می‌کند و معادل بدهی بدهکار اموالش ضبط شده و پس از ارزیابی قیمت به حراج گذاشته می‌شود. درآمد کسب شده از طریق حراج صرف وصول طلب ساختمان می‌شود.

قانون پنجم: درخواست تخلیه واحدها در امر بازسازی ساختمان

چنانچه مجمع عمومی مالکان با اکثریت آراء تصویب نماید که مجموعه ساختمان بازسازی شود، اجرای این مصوبه براساس تبصره ۱ ماده ۱۳ قانون به عهده مدیر یا مدیران است .مدیر ساختمان به نمایندگی از طرف مالکین ساختمان موظف به  پیگیری اقدامات مورد نیاز می باشد.

همچنین در خصوص فرآیند بازسازی اگر نیاز به تخلیه واحد یا واحدهایی باشد از وظایف مدیر درخواست تخلیه آن واحد است . البته باید پیش از آن سایر مالکان برای فرد مذکور مسکن مناسب را تامین کرده باشند.

در صورت امتناع ورزیدن برخی از مالکین از تخلیه واحد خود و با تامین مسکن مناسب درمدت بازسازی برای وی ،  مدیر مجتمع می تواند این موضوع را از طریق مراجع قانونی پیگیری نماید

از طرفی ممکن است در مورد موضوع تجدید بنا بدلیل فرسودگی و احتمال خطر جانی و مالی ، بین مالکین ساختمان اختلاف نظروجود داشته باشد..در این جا مدیر ساختمان وظیفه دارد از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کارشناس رسمی دادگستری نماید تا در این مورد قضاوت کنند.

با نرم افزار مدیریت ساختمان آپارتمانا آشنا شوید

اگر مدیر ساختمان هستید میتوانید بسادگی و فقط با چند کلیک و از هر مکانی می توانید مدیریت مجتمع خود را انجام دهید و دغدغه های مدیریت ساختمان خود را بطور کامل از بین ببرید.

امکانات اصلی نرم افزار آپارتمانا

  • محاسبه سهم شارژ هر واحد

یکی از کارهای زمانبرو دشوار مدیر ساختمان محاسبه شارژ در هرماه و مشخص نمودن سهم هر واحد از هزینه های مشترک انجام شده برای قسمت های مشاع ساختمان می باشد .

نحوه ی تقسیم هزینه می تواند بر اساس متراژ (مانند هزینه قبض گاز مشاع ) ، بر اساس تعداد نفرات ( مانند هزینه آب مشاع) ، بر اساس تعداد پارکینگ  باشد. حتی مدیر می تواند با گزینه مبالغ دلخواه به هر واحد یک مبلغ دلخواه اختصاص دهد که این مبالغ بر اساس فرمول های خاص بدست آمده است .( مانند هزینه های اساسنسور بصورت درصدی و بر اساس طبقه ؛ مثلا واحدهای طبقه اول ۲۰ درصد هزینه آسانسور و واحدهای طبقه ی دوم ۴۰ درصد هزینه های آسانسور را پرداخت کند)

مدیر می تواند هزینه های مشاع ساختمان را در نرم افزار مدیریت ساختمان آپارتمانا و بر اساس هرکدام از روش های تقسیم ذکرشده در بالا ، ثبت کند .

همچنین مدیر می تواند تعیین کند که این هزینه مربوط به مالک واحد می شود و یا بر عهده  ی ساکن ساختمان است . یا فقط مشمول واحدهای پر می شود و یا باید بین واحدهای خالی نیز تقسیم شود

  • اعلام صورتحساب شارژ

معمولا در بسیاری از ساختمان ها شارژ بصورت ثابت و ماهانه از ساکنین ساختمان دریافت می شود . اما در مواقعی که شارژ بر اساس هزینه های مشترک محاسبه می شود و هر ماه مبلغ شارژ برای هر واحد متغیر می باشد ، اطلاع رسانی به ساکنین از مبالغ سهم شارژشان ، فرآیندی چالش برانگیز برای مدیران ساختمان است . اما با نرم افزار مدیریت ساختمان آپارتمانا صورتحساب شارژ برای تمامی ساکنین ساختمان بصورت اعلان (نوتیفیکیشن) ارسال می شود .

همچنین با امکان چاپ صورتحساب ، مدیر می تواند صورتحساب واحدها را چاپ نموده و آنها را در داخل واحد ها بیاندازد. و هر ساکن ( و یا هر شخص دیگری ) میتواند با گوشی هوشمند خود و با اسکن بارکد روی برگه صورتحساب اقدام به پرداخت صورتحساب شارژ نماید.

  • دریافت آنلاین شارژ

اهالی می توانند با نصب آپاتمانا بر روی گوشی خود صورتحساب شارژ خود را پرداخت نمایند.مبلغ شارژ به حساب مدیر ساختمان حواله ( یا اصطلاحا شبا ) می شود. با پرداخت مبلغ شارژ توسط اهالی بلافاصله مدیر از طریق نوتیفیکیشن مطلع می شود

  • امکان تسویه دستی و یا کارت به کارت

در صورتیکه برخی از ساکنین ( یا مالکین ) امکان نصب نرم افزار را نداشته باشند و یا به هر دلیلی مایل به استفاده از نسخه ی تحت وب نرم افزار آپارتمانا نمی باشند می توانند همچون گذشته بصورت نقدی و یا کارت به کارت ، شارژ خود را به مدیر ساختمان پرداخت نموده و مدیر صورتحساب آن شخص را بصورت دستی تسویه نماید.

  • گزارش مانده و گردش صندوق

مدیر و اهالی ساختمان می توانند در هر لحظه از موجودی صندوق ساختمان مطلع شوند و همچنین با مشاهده گردش صندوق ساختمان ورودی ها و خروجی های صندوق را مشاهده کنند . البته امکان مشاهده صندوق ساختمان توسط مدیر قابل تنظیم می باشد

  • تابلو اعلانات

مدیر ساختمان می تواند تمامی اطلاع رسانی های مورد نیاز در مورد ساختمان را از طریق تابلو اعلانات آپارتمانا انجام دهد. اطلاع رسانی در مورد جلسات ساختمان ، خرابی ها و یا هر موضوع دیگر. پیام هابصورت نوتیفیکیشن و بر روی گوشی تمامی ساکنین و مالکین ارسال می شود و ساکنین نیز در بخش تابلو اعلانات می توانند متن کامل را مشاهده نمایند.

  • پرداخت قبوض

مدیر و اهالی ساختمان از طریق آپارتمانا می توانند اقدام به پرداخت قبوض خدماتی خود نمایند. قبوض را می توانند از طریق وارد نمودن شناسه قبض و یا اسکن بارکد قبض پرداخت نمایند

کلام آخر

نرم افزار آپارتمانا توسط شرکت نرم افزاری محک تحلیل و تولید شده است و این شرکت بیش از ۱۲ سال در زمینه تولید نرم افزار های مالی و حسابداری فعالیت دارد  . ( با نرم افزار حسابداری شخصی کیف پول محک بیشتر آشنا شوید )

ازین رو در نرم افزار مدیریت مجتمع آپارتمانا امکانات حسابداری نسبتا کاملی مانند پرداخت ، پیش دریافت ، گردش شخص  و گردش صندوق و پرداخت هزینه و دریافت درآمد تعبیه شده است . البته مشخص است این امکانات با دقت  و وسواس  پیاده سازی شده است تا جاییکه به سادگی  نرم افزار آپارتمانا لطمه نزند و مدیر ساختمان بدون نیاز به داشتن تخصص حسابداری بتواند از نرم افزار آپارتمانا استفاده کند.